Выдержка из положения об отделе документационного обеспечения организационного управления аппарата

Законодательного Собрания Иркутской области

 

Основные задачи отдела

1. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности постоянных комитетов, постоянных комиссий, структурных подразделений аппарата по вопросам делопроизводства.

2. Организация и сопровождение документационного обеспечения Законодательного Собрания, обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Законодательном Собрания с использованием САДЭД «Дело», САЗД «Электронный парламент».

3. Первичное рассмотрение входящей корреспонденции с распределением документопотока по полномочиям.

3. Обеспечение контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов.

4. Обеспечение режима доступа и использования документной информации.

5. Разработка  инструкции по делопроизводству в Законодательном Собрании и внесение в нее изменений.

6. Организация работы служащих отдела, обеспечивающих административно-распорядительную деятельность председателя, заместителей председателя, председателей постоянных комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата Законодательного Собрания.

7. Ежегодное формирование Номенклатуры дел Законодательного Собрания.

8.  Заверение  копий документов по месту требования.

 

Основные функции отдела

1. Формирование и совершенствование системы делопроизводства в Законодательном Собрании.

2. Соблюдение установленного действующей Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Иркутской области правил оформления документов и порядка документооборота.

3. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании САДЭД «Дело».

4. Упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом.

5. Регистрация, хранение подлинников распоряжений председателя Законодательного Собрания по основной и административно-хозяйственной деятельности.

6. Экспедиционная  обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней.

7. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

8. Контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства Законодательного Собрания, анализ состояния исполнительской дисциплины.

9. Разработка и внедрение в практическую деятельность нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.

10. Подготовка сводной номенклатуры дел постоянных комитетов, комиссий, структурных подразделений аппарата Законодательного Собрания.

11. Формирование дел отдела и контроль за формированием дел в постоянных комитетах, постоянных комиссиях, структурных подразделениях аппарата Законодательного Собрания.

12. Организация работы с документами для служебного пользования (ДСП) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Иркутской области.

13. Организация работы служащих отдела, обеспечивающих административно-распорядительную деятельность председателя, заместителей председателя, председателей постоянных комитетов (комиссий), руководителя аппарата Законодательного Собрания.

14. Оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям аппарата Законодательного Собрания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

15. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Законодательного Собрания.

16. Составление актов  уничтожения  документов структурных подразделений  аппарата, постоянных комитетов и комиссий, руководства Законодательного Собрания.

17. Ведение делопроизводства экспертной комиссии Законодательного Собрания.

18. Подготовка документов в суд, а также по месту требования, заверение копий документов.